PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

23 de Marzo de 2014

En primer término se advierte que la elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales y dentro de los cuales se destaca el de adoptar las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 20131 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al Encargado y al Responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Ahora bien, la recolección y almacenamiento de los datos permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que es utilizada para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros.

El derecho fundamental de los datos personales tiene como propósito garantizar a los Titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al Titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y/o utilización.

Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del derecho de habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación  del presente documento y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y demás normas vinculantes, y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;

d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

e) Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

1. LEGISLACIÓN APLICABLE

Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en:

  • Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia,
  • Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”,
  • Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”,
  • Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

2. ÁMBITO DE LA APLICACIÓN

Esta Política se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje, el Centro de Evaluación Médica Porvida Ltda. -CEM PORVIDA-.

3. OBJETO

Regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza el CEM PORVIDA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

4. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones, y siempre y cuando no exista una política de tratamiento de datos posterior.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: el tratamiento de los datos personales recogidos por el CEM PORVIDA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular.

c) Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del CEM PORVIDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte del CEM PORVIDA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y corregir sus datos personales frente al CEM PORVIDA, en su condición de responsable del tratamiento.

b) Requerir prueba del consentimiento otorgado al CEM PORVIDA para la recolección y el tratamiento de los datos personales.

c) Ser informado por el CEM PORVIDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones cometidas por parte del CEM PORVIDA, conforme lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

e) Revocar la autorización otorgada al CEM PORVIDA y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Tener acceso de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por el CEM PORVIDA.

El CEM PORVIDA mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en el Capítulo IV de estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

2. DEBERES DEL CEM PORVIDA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

El CEM PORVIDA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, el CEM PORVIDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la respectiva autorización otorgada por el titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;

f) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

g) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

i) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;

j) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

k) Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo;

l) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

m) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

n) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

o) Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte del CEM PORVIDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. El CEM PORVIDA en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Dichos mecanismos pueden constar en documentos escritos, grabaciones, o actuaciones inequívocas que permitan inferir de manera razonable la aceptación de las políticas de tratamiento de datos.

2. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte del CEM PORVIDA con la siguiente finalidad:

Gestión de medios de comunicación social, atención al ciudadano, fidelización y gestión de cliente, fines históricos o estadísticos, publicidad y prospección comercia, publicidad propia. Recursos humanos: control de horario, formación de personal, gestión de nómina, gestión de personal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, y sobre los servicios de salud: historial clínico y salud mental.

Sobre los datos contenidos en la historia clínica, estos se recogen con el fin de evaluar y certificar las condiciones físicas y mentales de los clientes que son solicitadas por autoridades administrativas (en especial autoridades de transito), empresas, administradoras de riesgos laborales y demás entes que soliciten dicha información. El certificado solo contendrá información de apto o no apto y en ningún momento revelara los detalles de la historia clínica del paciente, los cuales se garantiza su protección y estricta confidencialidad.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante el CEM PORVIDA tiene en cuenta que la ley no impone una prohibición absoluta del tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud. De lo que se trata entonces y lo que buscara el CEM PORVIDA, en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data.

3. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por el CEM PORVIDA y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por el CEM PORVIDA. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:

a) Quién recopila su información personal (responsable o encargado).

b) Qué recopila (datos que se recaban).

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.

4. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

El CEM PORVIDA adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

En el Anexo 2 de este documento se presenta el texto de autorización que ha definido el CEM PORVIDA para la recolección y tratamiento de datos personales el cual se administra bajo el formato PGM01-F01 Toma de datos y declaración de veracidad.

5. AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

6. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad (Anexo 1), como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;

c) Los derechos que le asisten al Titular;

d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por el CEM PORVIDA

7. AVISO DE PRIVACIDAD Y LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

El CEM PORVIDA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el CEM PORVIDA podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

1. DERECHO DE ACCESO

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, el CEM PORVIDA debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de el CEM PORVIDA de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

El CEM PORVIDA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

2. CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, el CEM PORVIDA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales el CEM PORVIDA garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

3. RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a el CEM PORVIDA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

A. Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

c) Por estipulación a favor de otro o para otro.

d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Nota: Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

B. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por el CEM PORVIDA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

El CEM PORVIDA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El CEM PORVIDA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

El CEM PORVIDA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.porvida.com.co. Cada vez que el CEM PORVIDA ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

2. SUPRESIÓN DE DATOS.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al CEM PORVIDA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fuero recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el CEM PORVIDA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, el CEM PORVIDA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, el CEM PORVIDA deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo  medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que el CEM PORVIDA deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que el CEM PORVIDA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Para este fin el CEM PORVIDA, estableció los siguientes mecanismos:

a) Correo electrónico : porvida@habeasdata.info

b) Punto de atención personal . Avenida Calle 9 (Avenida Américas) N° 50 – 15 Local C1060.

c) Teléfono : 5640031/26

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el CEM PORVIDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

a) Bases de datos Para el almacenamiento de los datos, el CEM PORVIDA cuenta con los accesos a los sistemas, los cuales están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos digitales están alojadas en el Centro de Datos que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad y  las bases de datos físicas en los archivos del CEM PORVIDA debidamente custodiados por la entidad.

b) Limitación de acceso interno. El contenido de los archivos relativos a la información de los datos personales no pueden ser discutidos o comentados con compañeros de trabajo o familiares o personas que no requieran esa información o no tengan derecho a conocerla.

c) Control de la reproducción y destrucción de documentos. Los archivos que contengan datos personales que sean objeto de reproducción o impresión, deberán retirarse del lugar de reproducción de manera inmediata evitando que otras personas puedan tener acceso a ellos. Los mismos archivos en caso de tener que ser desechados, serán destruidos manual o mecánicamente de forma tal que se evite el acceso a la información que ellos contienen.

d) Política de escritorio limpio. Los documentos con información personal solamente se colocan en los escritorios mientras el empleado está trabajando en ellos; cuando el empleado termine con ellos, o se levante, o se va al final del día, debe guardar los documentos en gabinete bajo llave. Cuando otra persona se acerca a hablar con el empleado, se debe dar vuelta la hoja o cerrar el expediente.

e) Política de bloqueo de pantalla. Cuando el empleado que maneje datos personales de clientes se levante de su escritorio, alguien se acerque a su escritorio, o se retire al final del día, debe presionar las teclas CTRL+ALT+SUPR y seleccionar bloquear pantalla o apagar el computador. En todo caso, transcurridos cinco (5) minutos sin actividad en el computador, se ha programado su bloqueo automático.

f) Declaración de privacidad al pie de los correos electrónicos. Los correos electrónicos de los empleados, deben incluir una nota que aparezca automáticamente que indique que cualquier información contenida en el mismo tiene carácter privilegiado y confidencial. (Si bien este tipo de información no tiene en todos los casos protección legal, se incluye a modo preventivo).

g) Protección de información confidencial. Cuando se recibe información confidencial en el área de Gestión documental, Recepción, porterías, entre otras, se debe depositar en un sobre opaco o adjuntarle una portada, para que mientras se espera a su reparto al área encargada, tal información no pueda ser vista por personas que se acercan a dichas áreas de atención.

2. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

El CEM PORVIDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información y considera como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

c) Funciones y obligaciones del personal.

d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

e) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

f) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

g) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

1. DESIGNACIÓN.

El CEM PORVIDA designa a la Gerencia Administrativa o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de Informática.

2. VIGENCIA

El presente Política de tratamiento de datos rige a partir de 23 de Marzo de 2014.

AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 del 2013, por medio del cual se reglamentó parcialmente la ley estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012, o ley de Habeas Data, a través del presente comunicado informamos que el CEM PORVIDA es responsable del tratamiento de datos personales de sus clientes y público en general, los cuales han sido recolectados en el desarrollo de sus operaciones, haciendo uso de distintos medios tales como página web, divulgación verbal, escrita o telefónica, y/o por correo electrónico.

El tratamiento de dichos datos personales, se efectúa de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales disponible al público en su página web www.porvida.com.co, para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales; incluyendo el envío de comunicados.

Se recuerda a los interesados que en virtud del artículo 8 de la ley 1581 de 2012, como titulares de la información recolectada tienen derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, (ii) solicitar prueba de ésta autorización, (iii) solicitar información sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales, (iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de sus datos personales, (vi) revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y (vii) acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Mediante éste comunicado se solicita públicamente la autorización de los titulares de los datos personales que se encuentran en las bases de datos que obran en poder de la empresa, para continuar con su tratamiento.

Si usted desea actualizar su información, suprimirla o ejercer cualquier de los derechos sobre sus datos personales que estén contenidos en nuestras bases de datos, por favor escribirnos al correo electrónico porvida@habeasdata.info o comuníquese al teléfono 5640031/26.