Protección de datos personales

1. Legislación aplicable

El presente documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
• Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

A estas políticas les serán aplicables todas las demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.

2. Ámbito de aplicación

La presente Política se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje el Centro de Evaluación Médica PORVIDA (CEM PORVIDA).

3. Objeto

Regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal realizados por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

4. Vigencia de las políticas

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos administradas por la compañía, las cuales serán registradas conforme a lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Su vigencia se contará desde la fecha de autorización del titular y se mantendrá hasta el cese de las operaciones, siempre y cuando no exista una política posterior que la modifique o sustituya.

5. Principios para el tratamiento de datos

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de libertad: El tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan en cualquier momento y sin restricciones.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá realizarse por personas autorizadas por el titular o la ley. Los datos no podrán estar disponibles en medios masivos sin control de acceso.
• Principio de seguridad: La información será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la entidad.

1. Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y en los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y corregir sus datos personales frente al Centro de Evaluación Médica PORVIDA, en su condición de responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que el Centro de Evaluación Médica PORVIDA ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad vigente, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Revocar la autorización otorgada y solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del Centro de Evaluación Médica PORVIDA.

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA mantendrá habilitados canales de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos, conforme a los procedimientos establecidos en el Capítulo IV de estas políticas, los cuales serán informados a través del Aviso de Privacidad.

2. Deberes del Centro de Evaluación Médica PORVIDA en relación con el tratamiento de los datos personales

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA reconoce que los datos personales son propiedad de sus titulares y que únicamente estos pueden decidir sobre su uso. En consecuencia, los datos serán tratados exclusivamente para las finalidades autorizadas y conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables.

En cumplimiento de la normativa vigente, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA se compromete a:

• Garantizar en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten.
• Garantizar que la información suministrada a los encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, conforme a los términos establecidos en la ley.
• Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el titular.
• Exigir a los encargados del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información.
• Informar al titular, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares dentro de los plazos legales establecidos.
• Registrar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” cuando exista una orden de la autoridad competente.
• Registrar la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas debidamente autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre cualquier violación a los sistemas de seguridad o riesgo en la administración de la información.
• Designar un área responsable de la protección de datos personales que atienda las solicitudes de los titulares.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte del Centro de Evaluación Médica PORVIDA requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de los datos.

En su calidad de responsable del tratamiento, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener dicha autorización, a más tardar en el momento de la recolección de la información, garantizando en todo caso la posibilidad de verificar su otorgamiento.

Estos mecanismos pueden constar en documentos escritos, medios electrónicos, grabaciones o actuaciones inequívocas que permitan inferir razonablemente la aceptación de las políticas de tratamiento de datos personales.

2. Finalidad de la autorización

El tratamiento de los datos personales de los titulares será realizado por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA para las siguientes finalidades:

• Gestión de medios de comunicación, atención al ciudadano, fidelización y gestión de clientes, publicidad propia, fines históricos o estadísticos y prospección comercial.
• Gestión de recursos humanos, incluyendo control de horario, formación, nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción, selección y gestión de personal.
• Prestación de servicios de salud, incluyendo el manejo de historia clínica y salud mental, conforme a la normatividad vigente.

Los datos contenidos en la historia clínica se recogen con el fin de evaluar y certificar las condiciones físicas y mentales de los usuarios, conforme a los requerimientos de autoridades administrativas (en especial autoridades de tránsito), empresas, administradoras de riesgos laborales y demás entidades que lo soliciten.

El certificado emitido únicamente contendrá la condición de apto o no apto, sin revelar en ningún caso los detalles de la historia clínica del paciente, garantizando su protección y estricta confidencialidad.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea necesario para garantizar derechos fundamentales superiores, como el acceso a la seguridad social en salud, asegurando en todo momento la protección integral de sus derechos, incluido el derecho de hábeas data.

3. Formas y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, así como mediante mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos que permitan concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos no habrían sido recolectados ni almacenados.

El formato de autorización será elaborado por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA y puesto a disposición del titular antes del tratamiento de sus datos personales, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Mediante este procedimiento se garantiza que el titular conoce las finalidades del tratamiento, sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de los datos personales, y los mecanismos dispuestos para ejercerlos.

La autorización informará al titular, como mínimo, lo siguiente:

• Quién recopila la información personal (responsable o encargado del tratamiento).
• Qué datos personales son recolectados.
• Para qué finalidades se recogen los datos.
• Cómo ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales.
• Que, en caso de tratarse de datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

4. Pruebas de la autorización

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA adoptará las medidas necesarias para conservar registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos personales.

5. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que se pone a disposición del titular a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

A través de este aviso se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento que se dará a los datos personales.

6. Contenido mínimo del aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• Tipo de tratamiento y finalidad del mismo.
• Derechos que le asisten al titular de la información.
• Mecanismos dispuestos para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y sus actualizaciones, así como la forma de acceder a ella.

Cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad indicará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas relacionadas con este tipo de información.

En el Anexo 1 del presente documento se incluye el formato de Aviso de Privacidad definido por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA.

7. Aviso de privacidad y política de tratamiento de la información

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA conservará el modelo del aviso de privacidad entregado a los titulares mientras se mantenga el tratamiento de los datos personales y subsistan las obligaciones derivadas del mismo.

Para su almacenamiento, podrán emplearse medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice su conservación y consulta.

1. Derecho de acceso

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne implica el derecho de acceder y consultar si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

En este sentido, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA garantiza el derecho de acceso a través de las siguientes vías:

• Permitir al titular conocer la existencia del tratamiento al que están siendo sometidos sus datos personales.
• Permitir al titular el acceso a los datos personales que se encuentren en posesión del responsable del tratamiento.
• Informar al titular sobre las circunstancias esenciales del tratamiento, incluyendo el tipo de datos personales tratados y las finalidades que justifican dicho tratamiento.

El derecho de acceso se garantizará previa acreditación de la identidad del titular o de la legitimidad de su representante, poniendo a su disposición, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios electrónicos u otros que permitan el acceso directo.

Dicho acceso se ofrecerá sin límite de plazo y permitirá al titular conocer y actualizar su información personal en línea.

2. Consultas

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos del Centro de Evaluación Médica PORVIDA.

En consecuencia, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA garantizará el derecho de consulta, suministrando toda la información contenida en el registro individual o vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de las solicitudes de consulta, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA dispondrá de:

• Medios de comunicación electrónicos u otros que se consideren pertinentes.
• Formularios, sistemas y métodos simplificados, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad.
• Los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

3. Reclamos

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de la normatividad vigente, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

El trámite del reclamo se sujetará a las siguientes reglas:

• El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de contacto y los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo no cumple con los requisitos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
• Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar al Centro de Evaluación Médica PORVIDA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

¿Quiénes pueden ejercer estos derechos?

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que permitan su identificación.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• En el caso de niños, niñas o adolescentes, por las personas facultadas para representarlos.

Nota: Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que actúa en su representación, se tendrá por no presentada.

Requisitos mínimos de la solicitud

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe presentarse a través de los medios habilitados por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA (informados en el Aviso de Privacidad) y contener, como mínimo:

• Nombre y domicilio del titular, o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Documentos que acrediten la identidad del titular o la representación, según corresponda.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer el derecho.
• Elementos o documentos adicionales que faciliten la localización de los datos personales, si aplica.

1. Rectificación y actualización de datos

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte incompleta o inexacta, conforme al procedimiento y los términos establecidos en estas políticas.

En las solicitudes de rectificación y actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que soporte su petición.

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA podrá habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, tales como medios electrónicos u otros que considere pertinentes, siempre que beneficien al titular.

Asimismo, podrá establecer formularios, sistemas u otros métodos simplificados, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad y puestos a disposición de los interesados en el sitio web www.porvida.com.co. Cualquier herramienta nueva o modificación de las existentes será informada a través de dicho sitio web.

2. Supresión de datos

El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

La supresión puede ser total o parcial, de acuerdo con lo solicitado, y se aplicará sobre los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el Centro de Evaluación Médica PORVIDA.

Limitaciones del derecho de supresión

El derecho de cancelación no es absoluto. El responsable podrá negar la solicitud cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación o persecución de delitos, o actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular; para una acción en función del interés público; o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.

Cuando la supresión sea procedente, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA realizará la eliminación de forma que no permita la recuperación de la información.

3. Revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, salvo que una disposición legal o contractual lo impida. Para ello, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA dispondrá mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos, al menos por el mismo medio por el cual se otorgó la autorización, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

La revocatoria del consentimiento puede presentarse en dos modalidades:

• Revocatoria total: implica que el Centro de Evaluación Médica PORVIDA debe dejar de tratar por completo los datos del titular.
• Revocatoria parcial: aplica únicamente para determinados tipos de tratamiento; en este caso, podrán mantenerse otros fines autorizados con los que el titular esté de acuerdo.

Por lo anterior, el titular deberá indicar si la revocatoria solicitada es total o parcial. Si es parcial, deberá especificar con cuál tratamiento no está conforme.

En algunos casos, por la naturaleza necesaria del consentimiento dentro de una relación contractual o por disposición legal, el consentimiento no podrá ser revocado.

Los procedimientos para atender solicitudes de revocatoria no excederán los plazos previstos para atender reclamaciones, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Canales habilitados para revocatoria

• Correo electrónico: porvida@habeasdata.info
• Punto de atención presencial: Avenida Calle 9 (Avenida Américas) N° 50 – 15 Local C1060
• Teléfono: 5640031/26

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. Medidas de seguridad

Bases de datos

Para el almacenamiento de los datos, el Centro de Evaluación Médica PORVIDA cuenta con accesos a los sistemas protegidos mediante altos niveles de autenticación y autorización. Las bases de datos digitales se encuentran alojadas en centros de datos que garantizan integridad, confidencialidad y disponibilidad, mientras que las bases de datos físicas se conservan en archivos debidamente custodiados por la entidad.

Limitación de acceso interno

El contenido de los archivos que contienen datos personales no podrá ser discutido ni comentado con compañeros de trabajo, familiares o personas que no requieran dicha información o no estén autorizadas para conocerla.

Control de reproducción y destrucción de documentos

Los documentos que contengan datos personales y que sean objeto de reproducción o impresión deberán ser retirados inmediatamente del lugar de reproducción, evitando el acceso de terceros. Cuando dichos documentos deban ser desechados, serán destruidos de forma manual o mecánica, garantizando que la información no pueda ser recuperada.

Política de escritorio limpio

Los documentos con información personal solo podrán permanecer en los escritorios mientras el empleado esté trabajando con ellos. Al finalizar la jornada, ausentarse del puesto o recibir a otra persona, los documentos deberán guardarse en gabinetes bajo llave o mantenerse fuera de la vista de terceros.

Política de bloqueo de pantalla

El personal que maneje datos personales deberá bloquear la pantalla del computador cuando se ausente de su puesto, cuando terceros se acerquen o al finalizar la jornada laboral, utilizando los mecanismos de seguridad del sistema. En todo caso, los equipos estarán configurados para bloquearse automáticamente tras cinco (5) minutos de inactividad.

Declaración de privacidad en correos electrónicos

Los correos electrónicos institucionales incluirán automáticamente una nota de confidencialidad que informe que el contenido del mensaje tiene carácter privilegiado y confidencial, como medida preventiva para la protección de la información.

Protección de información confidencial

La información confidencial recibida en áreas como gestión documental, recepción o porterías deberá ser protegida mediante sobres opacos o portadas, evitando su visualización por personas no autorizadas mientras se realiza su distribución interna.

2. Implementación de las medidas de seguridad

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a datos personales y a los sistemas de información, contemplando como mínimo los siguientes aspectos:

• Capacitación del personal que ingresa a la entidad sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales y los protocolos de seguridad aplicables.
• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares orientados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Definición de funciones y obligaciones del personal.
• Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que las administran.
• Procedimientos para la realización de copias de respaldo y la recuperación de la información.
• Controles periódicos para verificar el cumplimiento de los protocolos de seguridad implementados.
• Medidas a adoptar cuando un soporte o documento que contenga datos personales sea transportado, desechado o reutilizado.

1. Designación

El Centro de Evaluación Médica PORVIDA designa a la Gerencia Administrativa, o a quien haga sus veces, como responsable de la función de protección de datos personales.

Esta área será la encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

Cuando sea necesario, dicha labor se realizará con el apoyo del área de Informática.

2. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 23 de marzo de 2014.